La manera en cómo nos relacionamos con nuestra familia, amigos y, en este caso, compañeros de trabajo, se vio afectada debido a la pandemia por COVID-19. Si bien, el onboarding digital ya había sido implementado en muchas empresas para garantizar una completa y adecuada integración, el 2020 aceleró su uso ante la necesidad de salvaguardar el bienestar de los nuevos empleados.
En este artículo, te explicaremos cómo hacer un onboarding digital para los nuevos colaboradores que se unen a tu equipo y cómo puedes sacarle el mejor provecho a este proceso.
Llevar a cabo un onboarding digital exitoso es fundamental, pues diversos estudios han demostrado que los empleados que pasan por un proceso bien estructurado, tienen un 58% de mayor probabilidad de continuar en la empresa después de tres años.
Como especialistas en Marketing y Comunicación, hemos tenido la oportunidad de colaborar con el área de reclutamiento y selección de personal de diversas empresas, en el desarrollo de estrategias y herramientas que impulsan y facilitan dicho proceso, por lo que queremos compartirte algunos de los métodos que sí funcionan en un onboarding, ahora de manera remota.
¿Cuál es el objetivo de hacer un onboarding?
El mayor reto de un empleador es crear “un lugar” en el que el colaborador realmente quiera llegar a trabajar porque así lo desea, y no como una obligación.
Y, ¿cómo puedes lograrlo? Tomando en cuenta tres aspectos fundamentales:
Cultura + Tecnología + Espacio físico (home office)
Cada uno de estos ambientes, se deben traducir en una experiencia tangible para la persona que se está integrando a la empresa.
Fomentar la cultura laboral de la empresa en los primeros días.
Asigna un mentor.
Desde nuestro punto de vista, asignar un mentor crea un vínculo de confianza entre el nuevo colaborador y la empresa. 
Para ello, es importante que identifiques a aquellos colaboradores que podrían desempeñar este papel de manera natural: una buena actitud, paciencia, habilidades interpersonales y facilidad de palabra.
El que consideres a un mentor, es una forma de reconocer las capacidades de los colaboradores que ya forman parte de tu empresa, pues al destacar sus habilidades y su buen desempeño, lo conviertes en un modelo a seguir.
Bienvenida al primer día de trabajo y reunión virtual con directivos.
Tan sencillo como dar la bienvenida, tiene un impacto positivo en los nuevos colaboradores.
El mentor invita al equipo a saludar y es quien presenta al nuevo colaborador.
Una de las mejores formas de hacerlo y para romper el hielo, es primero enviar una introducción sobre la persona a través de un correo electrónico y después, programar una videollamada breve en la que se presenten todos de manera general.
Otra buena idea es que, cada gerente o directivo, grabe un video de bienvenida que pueda ser usado cada vez que llegue un nuevo miembro al equipo y posteriormente, se agenda un meeting para que se conozcan personalmente.
Seguimiento puntual de los primeros días.
Para simplificar el proceso de adaptación del nuevo integrante, prepara un dashboard en el que puedas registrar sus logros de los primeros siete días, 30 días, 60 ó 90 días.
De esta forma, podrá medir y ver su progreso, y le servirá de motivación.
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Tecnología para facilitar el proceso de onboarding digital.
Equipo de cómputo, celular y correo, listos.
Asignar previamente las herramientas de trabajo, es fundamental.
Ya sea que el colaborador acuda a las instalaciones para recoger sus dispositivos o que se le entreguen en su domicilio, lo importante es que esté preparado antes de que arranque de manera oficial su primer día.
E-learning y contraseñas para el día a día.
Otro punto importante, es que el colaborador reciba una breve capacitación en cuanto al uso del software, plataformas o equipo especializado que utilizará en su día a día. ¡No olvides entregarle su usuario y contraseña!
Una herramienta útil, fácil y práctica, es una guía de e-learning en la que incluyas toda la información necesaria para que pueda desempeñar sus labores de manera óptima.
¿Cómo intervenir de manera positiva en el espacio físico (home office)?
Kit de bienvenida a la organización.
Hacer home office trajo muchos beneficios tanto para la empresa como para los empleados, sin embargo, algunos no contaban con el espacio adecuado o equipo necesario para trabajar desde casa.
Asegurarte de que tu equipo cuente con las herramientas correctas, es muy importante y necesario. Por esta razón, el kit de bienvenida adquiere protagonismo. Además de ser un medio para transmitir los valores de la empresa, genera una buena impresión a los nuevos colaboradores.
Dentro del kit, puedes incluir materiales básicos que le sirvan para organizar su día, como son: libreta, pluma, post-it, hasta un organizador de escritorio, termo, usb, mouse pad, y audífonos; las posibilidades son infinitas.
En resumen, convertir los obstáculos, que en este caso nos ha puesto la pandemia, en oportunidades para crear experiencias positivas en los colaboradores, resultará en una cultura organizacional de la que se sientan orgullosos de pertenecer.
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